Inbox (482)

Kesälomat alkavat monella olla lusittu ja paluuta sorvin ääreen ei voi enää lykätä. Ensimmäisenä päivänä töihin tultua haetaan kahvia, kerrataan loman tapahtumat työkavereiden kanssa, muistellaan mitkäs ne salasanat olivatkaan, sitten avataan sähköpostiohjelma.

– AAAARGH!!!

Toimisto ei ollutkaan kiinni kesälomasi ajan. Ruojat ovat lähettäneet sinulle melkein viisisataa sähköpostia. (Jotkut meistä ovat tyytyväisiä, jos vain viisisataa.)

On kysymyksiä suoraan sinulle, on keskusteluja joihin olet ennen lomalle lähtöäsi osallistunut, on keskusteluja joihin sinut on vain vasten tahtoasi yhdistetty, ja on erilaisia enemmän ja vähemmän tärkeitä tiedotteita. On ehkä roskapostia ja yksityisiäkin kirjeitä.

Kukaan ei voi tehdä töitä, jos inboksissa on viisisataa lukematonta sähköpostia.

Niistä täytyy siis päästä eroon mahdollisimman nopeasti. Ctrl-A ja delete? Joissain tilanteissa se voi olla hyvä ratkaisu. Jos tiimisi on iso, joku on varmasti vastannut jo kysymykseen johon ei sinulta saatu vastausta. Maailma ei ole pysähtynyt ja odota sinun saapumistasi paikalle. Vesilasiin ei jäänyt kuoppaa kun nostit siitä sormesi. Ennen lomaa päälle laitettu lomavastaaja on ainakin auttanut asiaa, lähettäjä on älynnyt alkaa kysellä muualta.

Ehkä sinulla ei ole pokkaa tai et vain voi tuhota kaikkia loman aikana tulleita viestejä. Niiden joukossa voi olla olennaisia ja tärkeitä tietoja. Tärkeät pitää vain löytää kaiken epäolennaisen joukosta.

1. Siirrä kaikki viestit inboksista uuteen kansioon, jonka nimeät nykyaikaisesti vaikkapa backlogiksi. Siinä on kaikki lomasi aikana tullut tauhka.
Hyvät uutiset: siinä on kaikki, lista ei lisäänny. Huonot uutiset: kaikki täytyy käydä läpi.
Jos olet toimivassa firmassa töissä, sinulle tulee jatkuvasti uusia viestejä. Sinä aikana kun olet ihmetellyt inboksiasi, olet ehkä saanut jo kymmenen uutta viestiä.

Sinulla ei ehkä ole mahdollisuutta omistautua täysin vanhoille viesteille ensimmäisenä päivänä, vaan joudut hoitamaan uusia asioita. Varaa kalenteristasi kuitenkin ensimmäiselle viikolle kullekin päivälle aika, jolloin käyt läpi backlogiasi ja käsittelet sitä niin että se pienenee.

2. Lajittele viestit kiireellisiin ja epäkiireellisiin. Viesti on ehkä lähetetty kiireellinen-statuksella, tai sen otsikossa on mainittu URGENT tai KIIRE. Tiedät itse oman firmasi käytännöt. Käy nämä läpi ihan ensin.

3. Hae sitten listasta viestit, jotka on lähetetty sinulle henkilökohtaisesti. Viestin to:/vastaanottaja: -kentässä on silloin sinun nimesi. Sinun panostasi on kaivattu näissä viesteissä. Ota ne seuraavaksi käsittelyyn.

4. Erottele seuraavaksi ne viestit, joiden vastaanottajissa on jossain kentässä sinun nimesi. Ne ovat keskusteluja, joissa olet mukana. Katso tarvitaanko sinua enää.

5. Loput viestit ovat yleisempiä tiedotuksia. Käy niitä läpi päivittäin pienissä nipuissa, kunnes olet saanut backlogisi nollattua. Pystyt ehkä hakemaan niistä yhteisiä nimittäjiä ja saat näin käsiteltyä useampia kerralla.

Kahvia koneeseen ja meilien kimppuun!

Milla Havanka

Milla on innostuja, rohkaisija ja ongelmanratkaisija. Hänen yrityksensä Mekaselska on kannustanut kohti fiksuja ja iloisia koteja vuodesta 2011.

Kommentoi

Ollaan yhteydessä

Seuraa theblogjunglessa

Seuraa Bloglovinissa

Follow